Признание командировочных расходов для учредителя-иностранца, не являющегося сотрудником

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, где посмотреть, чем руководствоваться в ситуации:
ООО на ОСН зарегистрировано в Москве, ген.дир. украинец, постоянное место жительство в Киеве. Заказчик в Новосибирске. Ген.дир. хочет лететь на совещание в Новосибирск прямо из Киева.
Как быть если второй учредитель (тоже украинец) хочет лететь на совещание, должен ли он быть сотрудником организации для учета его поездки? Иначе эти расходы будут только из чистой прибыли и еще и облагаться НДФЛом? Правильно я понимаю?
Заранее благодарна всем отвечающим.