Подписи в счетах-фактурах и товарных накладных

Comments

• Цитата: Добрый день, уважаемые форумчане! Дайте совет, кто как выходит из положения при подписывании документов? Например, у нас более 10 менеджеров по продажам, которые ежедневно потоками формируют и распечатывают с/ф, товарные и товарно-транспортные накладные. Все это тащут, простите, главбуху на подпись, та не успевает взять "мышку" в руки, к ней опять парламентер в двери, короче без конца сидит и подписывает. Руководство категорически не желает кому-либо передавать право подписи за главбуха (мотив, что так она все точно контролирует, ага каждую бумажку из 300 в день перепроверяет!!!), как считаете кому на вашем опыте целесообразнее передать это право и как вообще убедить директора в безопасности такой процедуры?

  
  
  
  Если целый день только и делает, что подписывает - то точно проконтролировать не успеет. Обычно издают приказ на менеджеров, которые занимаются выпиской накладных, счетов-фактур.
• Ещё раз попытаться поговорить с руководством. Объяснить, какое количество раз (в среднем) вас отвлекают от основной работы, из-за чего есть риск самой допустить ошибки, последствия которых гораздо страшнее, чем ошибки в данных первичных документах. Обязаться проконсультировать лиц, на которых будет возложено право подписи документов, о правилах их заполнения (в т.ч. разработать инструкции в печатной форме) и периодически (сами определите удобный период) контролировать правильность оформления документов. Кроме того, убедить руководство организации в том, что на налогах продавца данные ошибки не сказываются, а вот ошибки в налоговых декларациях и бухгалтерских отчётах...
• Специально обученный человек проверяет и проводит (может выбить ставку помощника). Менеджеры не могут провести и распечатать непроведённый (измените в конфигураторе). Доверенность на подпись.
• Проводит конечно другой человек, но распечатывают менеджеры!
• Назначить время для подписи накопившихся документов и в другое время не подписывать? Тоже не выход, если документы требуется отдать клиенту сразу же, но ведь это действительно немыслимо подписывать самостоятельно такой документооборот. А что там можно проконтролировать на этом этапе? Правильно ли посчитан НДС? Так программа считает. Цены? Так не бухгалтерская епархия.
• По поводу оформления передачи права подписи считаю, что должны быть:
  - и Приказ о предоставлении права подписи с перечнем лиц;
  - и Доверенности на каждое лицо, имеющее такое право;
  - и Дополнительное соглашение к Трудовому договору (либо изменение в должностной инструкции).
• Цитата: Назначить время для подписи накопившихся документов и в другое время не подписывать? Тоже не выход, если документы требуется отдать клиенту сразу же, но ведь это действительно немыслимо подписывать самостоятельно такой документооборот. А что там можно проконтролировать на этом этапе? Правильно ли посчитан НДС? Так программа считает. Цены? Так не бухгалтерская епархия.

  
  Действительно, подписывать необходимо в текущем режиме! Ваши слова, да директору бы в уши!
• Цитата: По поводу оформления передачи права подписи считаю, что должны быть:- и Приказ о предоставлении права подписи с перечнем лиц;- и Доверенности на каждое лицо, имеющее такое право;- и Дополнительное соглашение к Трудовому договору (либо изменение в должностной инструкции).

  
  Спасибо, Наталия!
• Хочу обратить внимание еще на один выход - что со 2 сентября 2010г. законом №229-ФЗ счета-фактуры можно выставлять в электронном виде, если стороны достигли соглашение и применять 1 ЭЦП - Директор (не две а одно, обратите внимание), т.е. составьте доп.соглашение к договорам, в разрезе которых проходят счета-фактуры.Но обмен возможен только тогда, когда будут установлены технические регламенты.
  Или в связи со сложившейся в последее время арбитражной практикой, возможно поставление факсимиле.Но эта возможность должна быть также прописана в договоре.Пусть гл.бухгалтер по приказу возложет эту обязанность на более свободного человека бухгалтерии. Ну и применить возможности, расписанные выше.